Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers version 1 - Contributions de l’utilisateur [fr]

Documentation utilisateur

2016-12-02T16:04:33Z

Sgoossens : /* Identifiants dans l'URL */

La version originale est disponible [http://openflyers.org/download.php?lng=fr ici].

Englih translation is available [http://wiki.openflyers.org/index.php/UserDoc1.2 here].

Vous pouvez également consulter la [[Documentation administrateur|documentation administrateur]].

''N'hésitez-pas à [[OpenFlyers:About#Wiki|demander un accès en écriture au wiki]] si vous souhaitez participer à l'amélioration de cette documentation ou à toute autre partie du wiki.''
=Introduction=
OpenFlyers est un logiciel de gestion des aéroclubs. Il présente de nombreuses fonctions qui, nous l'espérons, répondront à vos attentes.

Ce logiciel est conçu pour et par des pilotes qui se sont regroupés pour mutualiser leurs connaissances et ainsi proposer un outil moderne pour gérer les réservations au sein de nos structures bien souvent associatives. Le présent manuel va vous guider dans l'utilisation quotidienne d'OpenFlyers.
=Connexion à OpenFlyers=
OpenFlyers fonctionne sur une architecture client / serveur, votre navigateur internet se connecte à un serveur sur lequel est hébergé le coeur de l'application. Cela signifie que vous n'avez rien à installer sur votre ordinateur pour pouvoir effectuer des réservations.

Un ordinateur et une connexion internet suffisent, vous pouvez donc consulter OpenFlyers depuis chez vous, depuis l'aéroclub ou encore un cybercafé.

Pour vous connecter, saisissez l'adresse (l'url) d'OpenFlyers dans la barre d'adresse de votre navigateur.

[[Image:001_connection.png]]

''Illustration 1 : écran de connexion''

Dans les rubriques Identifiant et Mot de passe, vous devez saisir ceux fournis par l'administrateur du site au sein de votre aéroclub.

Si vous échouez au bout de 5 tentatives, un système de protection empêche de faire un nouvel essai pendant 1min 36s.

En haut à droite de l'écran de connexion se trouvent trois boutons qui vous permettent respectivement :

* d'afficher l'aide

* d'accéder à l'interface de gestion d'erreurs (bugs) d'OpenFlyers. Si vous remarquez un dysfonctionnement nous vous prions de bien vouloir le signaler afin que celui-ci soit traité et résolu par l'équipe de développement

* d'afficher des informations d'ordre général sur OpenFlyers et les personnes qui y contribuent.

==Identifiants dans l'URL==
Si vous êtes en accès club, ou si vous êtes le seul à utiliser votre ordinateur, vous pouvez insérer login et mot de passe dans l'URL de connexion, et la mettre dans vos favoris. l'URL doit avoir la forme suivante :

http://openflyers.com/monclub/index.php?login=monlogin&password=monmotdepasse

ou si vous n'êtes pas hébergé par l'association Openflyers :
http://www.monnomdedomaine.ext/openflyers/index.php?login=monlogin&password=monmotdepasse

''Remarque : attention, si vous mettez votre mot de passe en clair dans l'url, alors celui-ci est visible en clair sur votre ordinateur (donc récupérable par une personne qui "passerait par là", récupérable également par un fureteur). Il est également visible en clair sur tout le "parcours" internet entre votre ordinateur et le serveur OpenFlyers. Par conséquent, même si nous n'avons pas bloqué cette possibilité, nous la déconseillons fortement. Seul le cas de l'accès club peut se justifier (la connaissance du mot de passe n'ayant pas d'incidence). De manière plus général, il est déconnseillé de sauver les mots de passe dans les navigateurs.''

==Profils multiples==
Certains utilisateurs peuvent avoir plusieurs profils, et ce en fonction de leurs rôles au sein de l'aéroclub.

Ces profils permettent d'attribuer ou non des droits plus importants comme par exemple la possibilité d'ajouter ou supprimer des avions.

[[Image:002_choix_profil.png]]

''Illustration 2 : choix du profil de connexion''

==écran de veille==
De même que la feuille de réservation était en permanence accessible sur le bureau du club, OpenFlyers peut afficher en permanence le cahier de réservation du jour.

Il suffit de créer, d'abord un profil '''sans aucun droit''', ensuite un utilisateur doté de ce profil. A l'ouverture de la connexion à OpenFlyers, il faut se connecter avec l'identifiant/mot de passe de cet utilisateur.

La page Â« Cahier journalier avions et instructeurs Â» (si c'est celle-ci qui a été déterminée dans les préférences du club) restera affichée et se rafraîchira régulièrement. Toute tentative de réserver un créneau, entraînera l'ouverture de la fenêtre de réservation, puis d'une fenêtre d'identification, qui une fois renseignée, activera la réservation. Le retour sur l'écran de veille sera de nouveau activé automatiquement.

[[Image:Acces_public.png]]

Si le premier utilisateur de la connexion est un membre, à l'issue de sa connexion, c'est la page d'accueil d'OpenFlyers, qui se présentera, et non le cahier de réservations. Il est donc nécessaire de se reconnecter par l'intermédiaire de cet Â« utilisateur sans droits Â».

==Messages d'alerte==
Lorsque la connexion est établie, vous pouvez être averti que vos qualifications arrivent bientôt à expiration.

[[Image:003_expiration_licence.png]]

''Illustration 3 : Message d'alerte''

En cochant la case Â« Ne plus le rappeler Â» le message disparaîtra lors des reconnexions futures.
Ce type d'informations et leur paramétrage est expliqué dans le chapitre Modifier ses paramètres.

=Système de réservation=
==Présentation de l'affichage général==
Réserver un appareil est la fonction essentielle d'OpenFlyers, pour cela l'application est divisée en cahiers qui permettent un filtrage plus aisé des informations qui apparaissent à l'écran.
Les trois cahiers sont :

* le cahier journalier

* le cahier avion

* le cahier instructeur

[[Image:006_zone_commune.png]]

''Illustration 4 : zone commune''

Sur chacun des cahiers vous retrouvez des informations communes telles que le rappel de la personne connectée, la date et l'heure avec son système de navigation ainsi que l'affichage des heures de lever et coucher du soleil (aéronautique et civil).

===A propos des horaires de la nuit aéronautique :===

Nous calculons les éphémérides d'après les définitions officielles.

Ainsi, les heures de lever et de coucher du soleil correspondent au passage du centre du soleil sous l'horizon (donc 3 degrés sous l'horizon puisqu'il est considéré, en première approximation que le soleil a un diamètre apparent de 6 degrés).

Les heures du jour et de la nuit aéronautique correspondent au passage du soleil 6 degrés sous l'horizon. Il s'agit de la définition officielle, aussi bien française, qu'internationale (OACI). Le calcul est validé pour les latitudes inférieures à 65 degrés. Sa précision est de l'ordre de la minute sous des latitudes inférieures à 50 degrés. La précision diminue au fur et à mesure que la latitude augmente (c'est à dire que l'on se rapproche des pôles).

Conséquence du calcul : les résultats trouvés ne correspondent pas (forcément) à la simple addition de + ou - 30 minutes. Mais il n'a jamais été écrit dans un texte officiel que la journée aéronautique correspondait au lever du soleil moins trente minutes, et que la nuit aéronautique correspondait au coucher du soleil plus trente minutes. La seule chose que vous trouverez, si vous vous penchez sur les textes, c'est qu'il est toléré d'utiliser + ou - 30 minutes pour faire les calculs sous des latitudes de 45 degrés (cela passe à 15 minutes sous l'équateur). Voir [[http://www.sia.aviation-civile.gouv.fr/dossier/texteregle/RDA%20complet.pdf, Régles de l'air]]

Le résultat proposé est donc le bon résultat. Si vous ne souhaitez pas utiliser ce résultat, il vous suffit de retrancher ou d'ajouter 30 minutes au calcul du lever et du coucher du soleil.

Cependant, nous attirons votre attention sur l'intérêt d'utiliser le bon calcul : il vous met du bon côté du point de vue de la sécurité. En effet, si en été vous y gagnez, c'est parce que le soleil met plus de temps à se coucher. Par contre en hiver, notre calcul fait "perdre" une dizaine de minutes : c'est parce que le soleil met moins de temps à se coucher. Calculer l'écart entre la nuit aéronautique et le coucher du soleil (et comparer avec les 30 minutes) vous permettra d'avoir une idée de la "vitesse" avec laquelle se couche le soleil, donc de vous méfier encore plus de l'arrivée de la nuit et de ne pas vous faire surprendre par le crépuscule.

Qui ne s'est jamais retrouvé au sol en ayant voulu "tangenter" avec la nuit et s'est surpris à constater qu'il faisait bien sombre, tout d'un coup ?

Quelque soit le cahier, le principe de la réservation reste identique, vous disposez d'une frise chronologique découpée en quarts d'heure.

Ses couleurs vous permettent de vous repérer par rapport à la nuit aéronautique et aux réservations effectuées par les autres membres.

[[Image:004_frise.png]]

''Illustration 5 : frise de réservation non occupée''

Lorsque l'on réserve, des plages de couleurs apparaissent dans la frise.

Les zones vert clair représentent ses propres réservations sans instructeur.

Les zones vert foncé représentent ses propres réservations avec instructeur.

Les zones rouge clair représentent les réservations d'autres membres sans instructeur.

Les zones rouge foncé représentent les réservations d'autres membres avec instructeur.

Les zones marron représentent une indisponibilité pour raison mécanique.

[[Image:007_frise_complete.png]]

''Illustration 6 : frise de réservation occupée''

[[Image:005_legende.png]]

''Illustration 7 : légende''

Pour visualiser la légende des couleurs vous pouvez activer l'option dans vos paramètres personnels. Celle-ci apparaîtra sous forme de fenêtre Â« pop up Â» lors de votre prochaine connexion.

Pensez à autoriser votre navigateur à afficher ce type de fenêtres, elles sont souvent bloquées par défaut.

Comme on peut le remarquer, le contenu des zones de réservations n'est pas toujours explicite. En passant votre souris sur une zone réservée, une fenêtre d'information complémentaire apparaît.

[[Image:008_frise_info.png]]

''Illustration 8 : information complémentaire sur un vol solo''

[[Image:009_frise_info2.png]]

''Illustration 9 : information complémentaire sur un vol d'instruction''

De même, en positionnant la souris sur le nom de l'appareil, vous obtenez des informations sur celui-ci.

[[Image:009_frise_info3.png]]]

''Illustration 10 : information sur un appareil''

Enfin, en cliquant sur le nom de l'appareil vous accédez à son cahier de réservation (cahier avion).

==Réserver==
Pour réserver un appareil il suffit de cliquer sur une zone libre de la frise dans la tranche qui correspond au début de votre réservation. L'affichage change pour présenter la page de réservation.

[[Image:010_reserver.png]]

''Illustration 11 : réserver un appareil''

En fonction de votre profil, vous pouvez immobiliser un avion, l'option se trouvera sous le nombre de places à disposition.

[[Image:014_bis_immobilisation.png]]

''Illustration 12 : immobilisation''

Vous n'avez pas besoin de renseigner toutes les zones, certaines sont déjà pré remplies grâce au positionnement de la souris dans la frise.

Ainsi, l'avion, le membre (pilote), la date et l'heure de début sont déjà renseignés.
Il ne reste plus qu'à préciser le type de vol (solo ou instruction), à choisir l'heure de fin de réservation et éventuellement de laisser un commentaire.

Selon les réglages appliqués par l'administrateur, la durée minimale de réservation a été fixée à 15 min, 30 min ou 45 min.

Une fois les champs renseignés, il suffit de confirmer la réservation par le bouton Â« valider Â».

Le bouton Â« revenir à la page précédente Â» permet de revenir sur le cahier sans réserver.

Normalement l'affichage revient sur le cahier d'origine dès que vous avez validé le formulaire de réservation ; cependant différents avertissements peuvent apparaître.

Vous trouverez ci-après les différents messages possibles et leurs explications.

Si dans votre fiche personnelle vous avez donné votre adresse de courrier électronique et coché la notification par e-mail, vous recevrez un mail de confirmation de réservation sous la forme suivante :

<tt>La réservation

du 01/11/2005 à 17H00

au 01/11/2005 à 18H00

sur le F-GDLZ

est confirmée.

Cette opération a été effectuée par SergeÃ¯ Dupond</tt>

==Modifier â€“ supprimer une réservation==
Il s'agit aussi d'une opération très simple, il suffit de cliquer sur le créneau que l'on souhaite modifier ou supprimer.

[[Image:011_modifier.png]]

''Illustration 13 : modifier ou supprimer une réservation''

La fenêtre qui apparaît est similaire à celle des réservations.

Pour modifier des informations il n'y a qu'à changer les données voulues et à confirmer les modifications par le bouton Â« modifier Â»
Pour supprimer la réservation on appuie sur le bouton Â« Supprimer Â».

Une fenêtre de demande de confirmation s'ouvrira vous demandant si vous voulez réellement supprimer la réservation.

[[Image:012_modifier.png]]

''Illustration 14 : confirmation de suppression''

Comme pour les réservations, ces modifications vous seront confirmées par e-mail (à condition d'avoir coché l'option dans votre fiche)

Pour une annulation :

<tt>la réservation

du 01/11/2005 à 17H00

au 01/11/2005 à 18H00

sur le F-GDLZ

est annulée.

Cette opération a été effectuée par SergeÃ¯ Dupond</tt>

Pour une modification :

<tt>la réservation

du 01/11/2005 à 17H45

au 01/11/2005 à 18H15

sur le F-GDLZ

est remplacée par

la réservation

du 01/11/2005 à 17H45

au 01/11/2005 à 19H45

sur le F-GDLZ

Cette opération a été effectuée par SergeÃ¯ Dupond</tt>

===Messages d'informations===
En fonction de votre profil ou des actions que vous effectuez sur ces procédures de réservation â€“ modification â€“ suppression, des avertissements peuvent apparaître :

* Réservation impossible (mode restrictif) quand il manque une qualification ou que celle-ci n'est plus à jour.

Vous avez précisé dans votre fiche de données, les qualifications dont vous disposez ainsi que les dates d'expiration.

Lors de la réservation, OpenFlyers compare vos qualifications avec les qualifications requises par l'appareil que vous réservez.

S'il vous manque une qualification ou si les dates de validité ont expiré, un message d'avertissement apparaîtra vous permettant on non de poursuivre la réservation, cela dépend des restrictions établies par la politique de l'aéroclub.

Cette option peut être débrayée par l'administrateur.

[[Image:015_manque_qualif.png]]

''Illustration 15 : manque de qualification''

* Réservation possible (mode avertissement) alors qu'il manque une qualification ou que celle-ci n'est plus à jour.

[[Image:016_manque_qualif_res_poss.png]]

''Illustration 16: réservation possible même si manque de qualification''

â€¢ Réservation avec un instructeur
Quand on réserve un vol avec un instructeur, il faut que celui-ci soit disponible, si ce n'est pas le cas le message suivant apparaît :

[[Image:017_indispo_instruc.png]]

''Illustration 17 : réservation impossible''

Si profil utilisé comporte le droit Â« Réservation forcée d'instructeur Â», on peut forcer la réservation. En général, les instructeurs ont cette option activée dans leur profil car ce sont les plus à même de savoir s'ils peuvent assurer un vol hors de leurs heures habituelles.

[[Image:018_reservation_force.png]]

''Illustration 18 : réservation avec instructeur forcée''

* Réservation pour un autre pilote que soi-même :

Réserver un appareil pour quelqu'un d'autre que soi est pratique pour les secrétaires et les instructeurs. Pour que cela soit possible, il faut que le profil de ces personnes possède l'option Â« réserver pour des tiers Â», si ce n'est pas le cas le message d'information suivant apparaît :

[[Image:013_mess_reserv.png]]

''Illustration 19 : réservation pour autrui impossible''

* Réservation â€“ suppression - modification d'un créneau dont la date est dépassée.

Il y a deux restrictions quant à ces opérations de modification et de suppression :

- on ne peut pas supprimer une réservation dont la date de début a expiré.

Exemple pour un créneau de réservation qui commence à 15h00, on ne peut plus le supprimer au delà de cette heure.

- on ne peut modifier que l'heure de fin d'un créneau dont l'heure de début est dépassée.

Dès que l'heure de fin de réservation a expiré, les modifications et suppressions sont impossibles.

[[Image:014_mess_reserv2.png]]

''Illustration 20 : suppression - modification quand la date est passée''

==Cahier journalier==
C'est celui qui est affiché par défaut, il affiche les réservations pour les appareils pour une date donnée.
Ce cahier possède trois niveaux de sous affichage :

* affichage simultané des avions et des instructeurs

* affichage uniquement des avions

* affichage uniquement des instructeurs

Ces différents affichages ont le même but, celui de vous faciliter la réservation en vous affichant des informations pertinentes.

Le cahier journalier vous présente la liste des avions et/ou instructeurs disponibles pour une date donnée.

[[Image:019_avion_instruc.png]]

''Illustration 21 : affichage des avions et des instructeurs''

[[Image:020_detail_trigrame.png]]

''Illustration 22 : détail du nom''

Pour afficher le nom complet de l'instructeur en cas de doute, il suffit de positionner sa souris sur son trigramme, si vous cliquez dessus, on arrive sur le cahier instructeur.

==Cahier avion==
Ce cahier vous permet d'afficher le planning de réservation d'un appareil donné sur une période de sept jours à partir de la date courante.

Bien sÃ»r vous pouvez changer la date de début de l'affichage, en la modifiant dans le calendrier.

[[Image:021_cahier_avion.png]]

''Illustration 23 : cahier avion''

En cliquant sur un des jours de la semaine, l'affichage bascule vers le cahier journalier à la date du jour sélectionné.
==Cahier instructeur==
Ce cahier vous permet d'afficher le planning d'un instructeur donné sur une période de sept jours à partir de la date courante.

[[Image:022_cahier_instructeur.png]]

''Illustration 24 : cahier instructeur''

En cliquant sur un des jours de la semaine, l'affichage bascule vers le cahier journalier à la date du jour sélectionné.
==Réservations==
Ce menu vous permet de réaliser deux actions :

â€¢ réserver

Ce bouton permet d'accéder directement au formulaire de réservation sans passer par un cahier. Reportez-vous à la section 3.2 réserver pour plus de détails

â€¢ lister

Ce bouton permet de lister l'ensemble des réservations que l'on a effectuées.
Pour plus de clarté, seules les réservations à venir sont affichées par défaut ; on peut cependant visualise les créneaux dépassés en cochant la case prévue à cet effet.
==Données==
Ce menu sert à modifier ses paramètres personnels ; selon votre statut au sein de l'aéroclub, membre ou instructeur, les options sont différentes.

Les membres ont seulement accès à l'option Â« affichage et fiche personnelle Â», les instructeurs ont en plus Â« (in)disponibilités Â» et Â« ajouter une (in)disponibilité Â»
===Affichage et fiche personnelle===
C'est ici que l'on va pouvoir modifier les options d'affichage de l'interface ainsi que remplir des informations personnelles.
====Options de l'affichage====
{| {{prettytable}}
|-
|[[Image:023_option_affichage1.png]]||Choix de l'affichage de la date au format anglo-saxon ou français
|-
|[[Image:024_option_affichage2.png]]||Permet de choisir pour le cahier journalier le type d'affichage par défaut
|-
|[[Image:025_option_affichage3.png]]||Une fenêtre Â« pop up Â» apparaîtra à la connexion pour afficher la légende des couleurs
|-
|[[Image:026_option_affichage4.png]]||Choix du fuseau horaire de l'utilisateur
|-
|[[Image:027_option_affichage5.png]]||Choix de la langue de l'utilisateur ; actuellement quatre langues sont disponibles : français, anglais, espagnol et italien
|-
|[[Image:028_option_affichage6.png]]||Réglage de la largeur et hauteur des frises de réservation
|-
|[[Image:029_option_affichage7.png]]||Choix des avions visibles. En effet il n'est pas toujours utile de visualiser tous les avions de l'aéroclub, cela surcharge l'affichage.
|-
|[[Image:029_option_affichage8.png]]||Même chose que pour les avions, on peut ne choisir de visualiser que le ou les instructeurs qui nous encadrent (surtout pour les élèves pilotes)
|}

====Options de la fiche personnelle====
Toutes les options de la fiche personnelle ont une case Â« visible de tous Â» afin de rendre publiques (mais limitées aux membres de l'aéroclub) ces diverses informations, le but étant de diffuser ses coordonnées aux membres du club afin de pouvoir se contacter pour partager des vols (par exemple).

Il est à noter que le remplissage de cette fiche est facultatif.
{| {{prettytable}}
|-
|[[Image:030_option_fiche1.png]]||Votre adresse de courrier électronique. Obligatoire si vous souhaitez activer la notification par mail
|-
|[[Image:031_option_fiche2.png]]||Pour recevoir la confirmation de vos réservations par mail
|-
|[[Image:024_option_affichage2bis.png]]||Cette option n'est visible que si l'aéroclub possède une liste de diffusion, et permet se s'y abonner ou désabonner
|-
|[[Image:032_option_fiche3.png]]||Votre numéro de numéro de téléphone personnel
|-
|[[Image:033_option_fiche4.png]]||Votre numéro de téléphone professionnel
|-
|[[Image:034_option_fiche5.png]]||Votre numéro de téléphone portable
|-
|[[Image:035_option_fiche6.png]]||Vos coordonnées postales.
Ces informations ne sont visibles pour personne, c'est pour anticiper les futures évolutions d'OpenFlyers qui utilisera ces informations.
|-
|[[Image:036_option_fiche7.png]]||Système de changement de mot de passe.
|}
évidemment à chaque modification d'un seul de ces éléments, n'oubliez pas de cliquer à la fin sur le bouton valider, en bas du formulaire.

===Qualifications===
Ce menu n'est accessible que pour les personnes possédant l'option Â« gérer ses qualifications Â» dans leur profil.

A partir de cet affichage vous avez la possibilité de modifier / ajouter / supprimer vos diverses qualifications.

La liste des différentes qualifications disponibles est gérée par l'administrateur de l'aéroclub.

[[Image:042_qualifications.png]]

''Illustration 25 : gestion des qualifications''
===In)disponibilités===
Ce menu n'est accessible que pour les personnes ayant le statut d'instructeur. Cette zone permet aux instructeurs de spécifier leurs créneaux de disponibilités et d'indisponibilités

[[Image:037_disponibilite.png]]

''Illustration 26 : (in)disponibilités''
===Ajouter une (in)disponibilité===
Dans ce menu on accède au formulaire de saisie des disponibilités / indisponibilités régulières ou exceptionnelles.

Il faut tout d'abord entrer les créneaux réguliers et exceptionnels.

Les présences régulières sont les présences normales, qui se répètent semaine après semaine tout au long de l'année.

Les absences / présences exceptionnelles sont celles qui ne se répètent pas automatiquement tout au long des semaines, c'est le cas par exemple quand on prend quelques jours de vacances.

Quand on renseigne les périodes régulières, il s'agit des créneaux de disponibilités. Si on ne spécifie rien, il s'agit d'indisponibilité.

Par exemple, un instructeur salarié qui travaille le mardi de huit heure à treize et de seize à dix-huit heure avec une pause déjeuner entre les deux remplit la période comme ceci :

[[Image:040_ex_dispo.png]]

''Illustration 27 : exemple de remplissage''

La période de pause, donc d'indisponibilité, n'a pas besoin d'être spécifiée.

Voici comment est affiché cette période dans les différents cahiers :

[[Image:041_ex_dispo2.png]]

''Illustration 28 : détail de l'affichage dans un cahier''

[[Image:039_ajout_disponibiliteregu.png]]

''Illustration 29 : ajout de (in)disponibilités régulières''

[[Image:038_ajout_disponibilite.png]]

''Illustration 30 : ajout de (in)disponibilités exceptionnelles''
==Liste des membres==
Dans ce menu s'affiche la liste des membres de l'aéroclub.

Pour ceux dont l'adresse de courrier électronique apparaît vous pouvez cliquer sur celle-ci pour automatiquement lancer votre logiciel de courrier.

[[adminDoc1.2|Documentation administrateur]]

Documentation administrateur

2013-05-14T12:59:53Z

Sgoossens : /* Ajouter un avion */

Vous pouvez également consulter la [[userDoc1.2|documentation utilisateur]].
=Présentation=
Dans ce guide, nous allons nous efforcer de décrire la fonction des différents menus au travers du paramétrage complet d'un club.

Nous allons donc traiter les différentes rubriques que vous allez devoir renseigner pour rendre la plateforme opérationnelle.

=La page d'accueil : Espace administration=

==Gestion des licences et qualifications==

* En mode « Désactivé » les licences et qualifications, même enregistrées, ne sont pas gérées.
* Le mode « Avertissement » ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que les licences qu'il a indiquées ne sont pas à jour (conseillé en période de rôdage du site, pour éviter les incompréhensions et susciter les mises à jour des licences).
* Le mode « Restriction » interdit toute réservation si les licences du pilote ne sont pas à jour.

==Gestion des cotisations==

* En mode '''Désactivé''' les cotisations ne sont pas gérées.
* Le mode '''Avertissement''' ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que sa cotisation n'est pas à jour (conseillé en période de rodage du site).
* Le mode '''Restriction''' interdit toute réservation si le pilote n'a pas renouvelé sa cotisation.
*'''Profil(s) à utiliser si la cotisation n'a pas été renouvelée''' : permet de définir le profil à utiliser dans le cas de l'utilisation du mode '''Restriction'''
*'''Date d'expiration de la cotisation''' : permet de définir la date d'expiration utilisée lorsque l'on met à jour la date d'expiration de cotisation des utilisateurs.

Toute modification à ce niveau doit être suivie de l'appui sur [Valider la modification de statut] pour être prise en compte et permettre les modifications de date et de profil.

==Profil(s) à utiliser si la cotisation n'a pas été renouvelée==
Cocher le profil qui sera attribué automatiquement lorsque le membre n'aura pas renouvelé sa cotisation, ET que le gestionnaire est en mode « Restriction ».

Il faut mettre à jour la date d'échéance souhaitée pour la cotisation, avant d'appuyer sur [Mise à jour du profil et de la date].

=Les profils=
La bonne compréhension des profils est essentielle, elle conditionne tout le fonctionnement d'OpenFlyers.

Il existe actuellement 12 options différentes, la combinaison de ces options aboutit à la création d'un profil. Vous pouvez créer autant de profils que vous le souhaitez.
==Création d'un profil==
Pour les créer, il faut se rendre sur le menu

<tt>gestion profils | ajouter profil</tt>

A vous de cocher les différentes options qui créeront le profil. Même si l'explication des différentes fonctions apparaissent dans la fenêtre de création, voici repris l'explication de ces différentes options :

*'''Surpasse la limitation dans le temps des résas'''
:Pas encore défini
*'''Réserver sans instructeur'''
:permet de réserver un vol uniquement solo
*'''Réserver avec instructeur'''
:permet de réserver avec un instructeur
*'''Réservation forcée d'instructeur'''
:permet de réserver un vol avec un instructeur même si celui-ci n'a pas renseigné ses disponibilités
*'''Gestion dispo. des avions'''
:permet d'immobiliser un appareil pour des opérations de maintenance
*'''Gestion dispo. des instructeurs'''
:permet de gérer les disponibilités (horaire de présence) des instructeurs
*'''Gestion des utilisateurs'''
:permet d'ajouter, modifier, supprimer des utilisateurs
*'''Modification de ses qualifs'''
:permet aux utilisateurs de rajouter, modifier, supprimer la liste de ses qualifications/licences ainsi que de modifier leurs dates d'expiration.
*'''Admin. de Club'''
:permet de modifier le paramétrage de l'aéroclub
*'''Gestion de la flotte avion'''
:permet d'ajouter, modifier, supprimer un appareil dans l'aéroclub
*'''Modification des dates de péremption de ses qualifs'''
:permet uniquement de modifier la date d'expiration de ses qualifications
*'''Réserver pour des tiers'''
permet d'effectuer une réservation pour une autre personne que soi-même.

[[Image:000_adm12_ajoutprofil.png]]

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Voici quelques exemples de profils classiques
*administrateur
*gestionnaire
*secrétaire
*chef pilote
*instructeur
*pilote
*élève pilote
*sans droits

Ce dernier profil est intéressant car il permettra d'attribuer automatiquement ce profil à un pilote qui n'aurait pas renouvelé sa cotisation.

Bien sur il faut que la gestion des cotisations soit activée.

--Utopie 11:46, 30 November 2005 (CET)

==Modification / Suppression d'un profil==
Une fois les différents profils créés, vous pouvez visualiser l'ensemble des profils par le biais du menu

<tt> Gestion des profils | Visualiser les profils </tt>

Sur l'affichage, vous avez à droite, en regard de chaque profil, deux icônes, une poubelle qui permet de supprimer le profil et un calepin qui permet de modifier le profil

=Les utilisateurs=
Pour rajouter des utilisateurs, il y a deux méthodes, soit un rajout manuel, soit un rajout à partir d'une liste au format csv.

Nous traitons ce dernier cas dans la rubrique "importer des utilisateurs".
==Ajout des utilisateurs==

Pour l'ajout manuel il faut se rendre dans le menu :

<tt>Gestion des utilisateurs | Ajouter des utilisateurs</tt>

*'''Login de l'individu'''
:C'est l'identifiant de l'utilisateur qui lui servira à l'identification sur la plateforme OpenFlyers.
*'''Mot de passe de l'utilisateur'''
:C'est le mot de passe de connexion, choisissez-le assez complexe pour éviter tout acte de "piratage", un conseil, qu'il fasse au moins 6 caractères avec un mélange de chiffres et de lettres.

:En tant qu'administrateur vous ne pouvez pas retrouver le mot de passe de vos utilisateurs, ils sont stockés sous forme cryptée dans la base de donnée (hachage md5) mais vous pouvez en attribuer de nouveaux.
*'''Mot de passe de l'utilisateur'''
:Retapez le mot de passe pour confirmation.
*'''Numéro de membre de votre utilisateur'''
:Cela peut être un système de numérotation interne à l'aéroclub ou un numéro arbitraire, vous pouvez laisser cette option vide, OpenFlyers attribuera lui même un numéro.
*'''Type d'utilisateur'''
::*membre
:::Pour effectuer des réservations, il faut cocher cette option.
::*instructeur
:::Pour apparaître comme instructeur il faut cocher cette option.
*'''Trigramme/Nom de l'instructeur'''
:Cette option n'est disponible que pour les instructeurs, c'est le nom abrégé de l'instructeur sur 3 caractères.
*'''Prénom de l'utilisateur'''
:Saisissez le prénom de l'utilisateur.
*'''Nom de l'utilisateur'''
:Saisissez le nom de l'utilisateur.
*'''Profil d'utilisateur'''
:Sélectionnez dans la liste le ou les profils que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
:Si vous attribuez plusieurs profils à l'utilisateur celui-ci devra choisir avec quel profil se connecter.
:Pour les utilisateurs ayant des profils avec des droits importants (permettant de modifier le paramétrage du club par exemple), la connexion avec un profil d'administration doit être l'exception ; pour une utilisation courante de réservation, utilisez un profil "classique" de pilote.
*'''Choisissez votre langue'''
:Sélectionnez la langue dans laquelle apparaîtra OpenFlyers pour l'utilisateur. L'utilisateur pourra par la suite changer la langue dans ses paramètres personnels.
*'''Fuseau horaire à utiliser'''
:Permet à l'utilisateur de changer son fuseau horaire s'il ne se trouve pas sur le même fuseau que le club.

--Utopie 19:28, 2 December 2005 (CET)

*'''Données personnelles'''
:Ces informations sont facultatives, libre à vous de les renseigner. Ces informations ne sont pas (encore) utilisées par openflyers, elles sont là pour permettre aux membres de rentrer facilement en contact les uns avec les autres.
:Si vous renseignez les numéros de téléphone, vous avez la possibilités de les masquer aux autres membres en enlevant la coche.
<center>[[Image:001_adm12_numerotph.png ]]</center>

::*notification par email
:::Cette option permet au membre de recevoir un mail de confirmation lors des actions de réservation, modification ou suppression d'un vol.
:N'oubliez pas de renseigner l'adresse mail !!
::*Notification par SMS
:::cette option n'est pas fonctionnelle, elle aura à terme la même fonction que la notification email mais par sms.
:*'''Visualisation des Avions sur le cahier de réservations'''
:permet de sélectionner le cahier avion en tant que page par défaut.
:*'''Visualisation des Instructeurs sur le cahier de réservation'''
:permet de sélectionner le cahier instructeur en tant que page par défaut
*'''Popup Légende'''
:permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre contenant la légende du code couleur utilisé dans la frise de réservation.
*'''Format de date'''
:Sélection du format anglo-saxon pour l'affichage des dates.
*'''E-mail de l'utilisateur'''
:Si vous souhaitez utiliser la notification par email, renseignez cette zone, par la case à cocher, vous pouvez masquer cette adresse.
*'''Liste de diffusion'''
:permet de s'abonner ou désabonner à la liste de diffusion de l'aéroclub.

--Utopie 11:38, 3 December 2005 (CET)

=Les réglages du club=
Dans cette rubrique, nous allons paramétrer les réglages propre à l'aéroclub en renseignant certaines informations et activant certaines options
==Configuration du club==
pour le configurer, il faut se rendre dans le menu

<tt>Configuration | Configurer le club</tt>

--Utopie 19:12, 1 December 2005 (CET)

*'''nom du club'''
:c'est simple, c'est le nom de votre aéroclub ...:-)
*'''Choisissez votre langue'''
:vous choisissez la langue par défaut qu'utilisera OpenFlyers, bien entendu, vos utilisateurs pourront modifier cette langue dans les paramètres personnels (voir documentation utilisateurs)
*'''Fuseau horaire par défaut à utiliser
:spécifiez le fuseau horaire de l'aéroclub, les heures de réservation étant stockées en temps universel, cela permet d'afficher dans la frise de réservation les heures en heures locales.
*'''Logo actuel'''
:affiche le logo actuel de l'aéroclub, vous pouvez le modifier dans les options suivantes :
*'''Code OACI du terrain du club'''
:spécifiez le code OACI de votre aéroclub, cela permet à OpenFlyers de calculer les heures de levers et couchers du soleil ainsi que de la nuit aéronautique qui correspondent exactement à la localisation géographique.

:Si votre terrain n'apparaît pas dans la liste OACI, et uniquement dans ce cas, remplissez les zones suivantes :
::*Nom de l'aérodrome
:::le nom, c'est simple;-)
::*Code OACI
:::Code OACI de votre aérodrome (4 lettres ou 2 lettres suivies de 4 chiffres).
::*Latitude
:::Indiquez la latitude sous la forme N452210 ou S452210 (1 lettre 6 chiffres).
::*Longitude
:::Indiquez la longitude sous la forme E0011210 ou W0011210 (1 lettre 7 chiffres).
::*Altitude
:::Indiquez l'altitude en pieds.
*'''Contenu de la cellule info'''
:C'est une zone dans laquelle vous pouvez diffuser des informations à destination des utilisateurs d'OpenFlyers. Ces informations apparaissent sur toutes les pages de l'interface utilisateur.
*'''Logo de l'aéroclub'''
C'est ici que vous pouvez télécharger (uploader) le logo de l'aéroclub, grâce au bouton parcourir, sélectionnez le logo qui apparaîtra sur OpenFlyers.

Attention, ce logo doit être au format JPEG, PNG ou GIF et d'une taille maximale de 150x90 pixels.

Selon l'hébergeur chez qui vous avez installé OpenFlyers, la possibilité "d'uploader" votre logo sera désactivée. C'est souvent le cas chez les hébergeurs gratuits.
*'''Responsable OpenFlyers'''
:sélectionnez dans la liste la personne référente de l'aéroclub pour la gestion technique d'OpenFlyers.
*'''URL du site de l'aéroclub'''
:saisissez l'adresse internet du site de votre aéroclub, en cliquant sur le logo de l'aéroclub, les utilisateurs accéderont à votre site.
*'''Case "même jour"'''
Cette option fait apparaître lors d'une réservation une case "même jour" qui évite de préciser la date de la fin de réservation, étant donné que la majorité des réservations se font au cours d'une même journée, cela évite de remplir inutilement des zones.

Si la réservation court sur plusieurs jours, il suffira à l'utilisateur de décocher la case.

--Utopie 11:48, 2 December 2005 (CET)
*'''Commentaire sur les réservations'''
:cette option permet de faire apparaître lors d'une réservation une zone de saisie qui permet au pilote d'écrire un commentaire sur la nature de son vol.
*'''Heure TU de début d'activité'''
:Indiquez l'heure de début de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

*'''Heure TU de fin d'activité'''
Indiquez l'heure de fin de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

*'''Durée minimale d'une réservation'''
:Sélectionnez la durée minimale pour une réservation
*'''Durée par défaut d'une réservation'''
:Quand on a sélectionné une heure de début en cliquant dans la frise, l'heure de fin proposée sera celle que vous aurez déterminée ici.
Le pilote pourra bien sur modifier cette heure de fin sans pour autant réserver pour une durée inférieure à la "durée minimale d'une réservation" spécifié dans l'option précédente.
*'''Profil(s) par défaut à utiliser pour les nouveaux membres'''
:Sélectionnez dans la liste de ces profils celui que vous souhaitez attribuer automatiquement à chaque nouveau pilote.
*'''Adresse de l'expéditeur'''
:Si un pilote active l'option de confirmation de ses réservations par mail, c'est cette adresse qui apparaîtra pour l'expéditeur. Saisissez une adresse valide si vous souhaitez que le pilote puisse répondre à ces messages de confirmation.
*'''Nom de la liste de diffusion'''
:Si votre club possède une liste de diffusion (mailing list) vous pouvez indiquer ici son adresse afin que les utilisateurs puissent choisir de s'y abonner ou non.
*'''Type de liste de diffusion'''
:Si vous avez renseigné le nom de la liste de diffusion, veuillez spécifier quel est le logiciel qui est utilisé pour faire fonctionner la liste de diffusion.
:Dans le cas où votre gestionnaire de liste de diffusion n'apparaîtrait pas dans la liste, veuillez rentrer en contact avec l'équipe d'OpenFlyers contact at openflyers point com.
--Utopie 14:19, 2 December 2005 (CET)

==Ajouter les licences==
Openflyers incorpore dans cette version un système de gestion des licences. Pour chaque avion vous allez déterminer quelles sont les licences nécessaires pour effectuer la réservation. Nous déterminons "en vrac" toutes les licences nécessaires à la gestion de votre flotte.

Il faut prendre ici le terme licence au sens large, cela regroupe aussi bien la licence PPL, que le certificat médical ou encore les qualifications de type montagne ou autorisation voltige.

A vous de déterminer à quelle granularité vous voulez arriver au niveau de ce contrôle des licences.

Nous réglerons le niveau de tolérance de ces licences dans une autre rubrique.

La fonction ajouter ces licences se trouve dans le menu :

<tt>Configuration | Ajouter une licence</tt>

*'''Nom de la qualification'''
:Spécifiez le nom de la licence, par exemple "Licence de pilote privé avion PPL(A)" ou encore "Certificat médical de Classe 2"
*'''Limite de validité'''
:si la licence est assujettie à une limite de validité, cochez la case.

Selon le profil que vous avez attribué aux membres, ils pourront eux-même renseigner les licences qu'ils possèdent ainsi que leur date de validité.

<center>[[Image:003_adm12_ajoutlicence.png]]</center>

==Lister les licences==
Le listage des licences se trouve dans le menu

<tt>Configuration | Lister les licences</tt>

Ce menu affiche la liste des licences qui ont été définies au sein de l'aéroclub, vous pouvez les modifier en sélectionnant l'icône calepin ou les supprimer grâce à l'icône poubelle.
--Utopie 18:03, 2 December 2005 (CET)

<center>[[image:004_adm12_listelicence.png]]</center>

=Gestion de la base=
Ce menu va nous permettre de réaliser des opérations de sauvegarde des utilisateurs ainsi que de l'intégralité de la base de données qui constitue OpenFlyers.

Un fonction d'importation est aussi prévue de façon à faciliter le remplissage de la base de données avec les membres de l'aéroclub.
==Export CSV==
Cette fonction va vous permettre de récupérer la liste des utilisateurs d'OpenFlyers avec toutes les informations saisies lors de leur inscription dans OpenFlyers (fonction d'ajout des utilisateurs), à l'exception de leur mot de passe.

Dès que vous cliquez sur <tt>Export CSV</tt> , un fichier .csv est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier est ensuite éditable par un tableur ou un éditeur de texte.

ps : Le format des fichiers CSV (Comma Separated Values, valeurs séparées par des virgules) est un format utilisé pour l'échange de données entre applications (comme les tableurs et les bases de données par exemple).
==Export Excel==
C'est la même fonction que l'export CSV, mais le fichier généré est au format Microsoft Excel ®.

==Export de la base==
C'est une fonction très importante, en effet elle permet de réaliser une sauvegarde complète de la base de données d'OpenFlyers.

Dès que vous cliquez sur <tt>Export de la base</tt> un fichier nom_de_la_base.sql est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier pourra être par la suite utilisé pour régénérer votre base de données.

Vous devez réaliser cette opération de sauvegarde le plus régulièrement possible. Les clubs hébergés par L'association OpenFlyers bénéficient de sauvegardes automatiques qui sont stockées sur un serveur différent du serveur de production.

==Importer des utilisateurs==
Cette fonction permet d'importer une liste déjà existante d'utilisateurs, confectionnée sur une base de données ou sur un tableur. Il est préférable de l'utiliser quand on a un grand nombre d'utilisateurs à importer, quitte à remplir la base sur un logiciel externe (tableur Excel, OpenOffice Calc, ou tout autre outil capable d'exporter en .csv).

Dès que vous cliquez sur <tt>Importer des utilisateurs</tt> une page '''Importer une liste''' s'ouvre où chaque action est détaillée.

*'''1/''' Avant de commencer : Attention au formatage de votre fichier !
Le fichier CSV doit utiliser des séparateurs du type ";" (''points-virgules'') ou "," (''virgules'') et des ''retours à la ligne''. Les virgules (ou le point-virgule) servent de séparateurs de données et les retours à la ligne de séparateurs d'enregistrement. Basiquement, une ligne correspond à un utilisateur et les données de l'utilisateur sont séparées par une virgule ou un point virgule.
Tout autre format entraînerait une erreur de récupération. Le format de chaque ligne est donc le suivant: n° de membre;nom;prénom;email;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;. S'il manque un élément, deux points virgules doivent se suivent. Par exemple, un utilisateur sans e-mail donnerait la ligne suivante: n° de membre; nom; prénom;;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;.

C'est la virgule qui est sélectionnée par défaut, vérifiez bien que ça correspond avec le séparateur utilisé dans votre fichier d'export.

*'''2/''' Indiquez à l'aide du bouton Parcourir, le fichier CSV contenant vos données.

Cet item met en mémoire dans la fenêtre de saisie l'adresse du fichier d'export qui se trouve sur votre ordinateur.

Le login créé automatiquement correspondra au nom suivi de la première lettre du prénom et le mot de passe au n° de membre (lequel peut déjà contenir un mot de passe autre que numérique si vous le souhaitez). Tout élément non alphanumérique sera éliminé du login ou du mot de passe.

A noter que même si le nom est en capitales (majuscules) dans votre fichier d'import, il sera passé en bas de casse (minuscules) à l'importation. En revanche, l'initiale du prénom reste dans la casse du fichier d'import. Si vous souhaitez un identifiant tout en minuscules (plus facile à gérer par des utilisateurs réticents envers l'informatique), il vous faut faire cette transformation au préalable, dans votre fichier d'export. Si vous souhaitez que les noms et prénoms de vos membres apparaissent avec une capitale initiale dans votre base OpenFlyers, il faudra corriger chaque fiche individuellement.

Il n'est pas possible de modifier un identifiant (pour choisir un identifiant qui convient mieux), il faut recréer manuellement un membre et effacer celui portant l'identifiant non souhaité.

Quand un identifiant est déjà utilisé, un numéro sur trois chiffres y est accolé, jusqu'à ce que l'identifiant formé soit unique.

Remarque: Tous les utilisateurs que vous insérez par l'import sont considérés comme des membres. Pour supprimer ce statut et/ou rajouter un statut instructeur, il faudra passer par une modification individuelle.

*'''3/''' Vous allez indiquer, en fonction des profils que vous avez créés, le profil "type" du membre "type". Les modifications seront ensuite apportées de manière individuelle.

Le profil « pilote » est évidemment celui qui devrait être sélectionné dans la grande majorité des cas.

*'''4/''' La définition du mode de visualisation par défaut de vos utilisateurs. Chaque utilisateur pourra la personnaliser ultérieurement.

Chaque item est suffisamment explicite pour ne pas être détaillé ici.

*'''5/''' La liste de diffusion. Indiquez si vous souhaitez inscrire vos membres à la liste de diffusion.

Validez pour lancer le processus... L'import peut prendre un certain temps si la liste d'utilisateurs est longue.
=Configurations particulières=
==Surbooking ou sur-réservation==
Vous pouvez paramétrer OpenFlyers afin de pouvoir effectuer du surbooking (ou sur-réservation) avec basculement automatique.

Pour ce faire voici les paramétrages à appliquer :
*vous créez pour chaque avion réel un autre avion (dit virtuel). Il faut que l'avion virtuel (servant à la sur-réservation) soit exactement du même type (= même nom du type en tenant compte des majuscules) que l'avion réel auquel il est attaché.
Il ne faut pas que deux avions réels aient le même type. Sinon, ils seront considérés dans le même groupe d'avion (cela peut être intéressant si vous souhaitez également mettre en place la réservation par type d'avion).
L'immatriculation de l'avion virtuel est totalement libre. Nous vous conseillons cependant de remplacer le F- par 2-.
*vous ordonnez les avions de manière à ce que chaque avion virtuel soit après l'avion réel auquel il est rattaché.
*dans l'accueil de l'espace admin, cartouche "mode de gestion des réservations", vous activez la réservation par type.
Le tour est joué !

=Gestion des avions=

==Ajouter un avion==

*Aller sur la page '''Admin > Gestions avions > Ajouter un avion'''
*Saisir les champs du formulaires et valider

==Désactiver un avion==

*Aller sur la page '''Admin > Gestion avions > Visualiser les avions'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Documentation administrateur

2013-05-14T12:56:55Z

Sgoossens : /* Désactiver un avion */

Vous pouvez également consulter la [[userDoc1.2|documentation utilisateur]].
=Présentation=
Dans ce guide, nous allons nous efforcer de décrire la fonction des différents menus au travers du paramétrage complet d'un club.

Nous allons donc traiter les différentes rubriques que vous allez devoir renseigner pour rendre la plateforme opérationnelle.

=La page d'accueil : Espace administration=

==Gestion des licences et qualifications==

* En mode « Désactivé » les licences et qualifications, même enregistrées, ne sont pas gérées.
* Le mode « Avertissement » ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que les licences qu'il a indiquées ne sont pas à jour (conseillé en période de rôdage du site, pour éviter les incompréhensions et susciter les mises à jour des licences).
* Le mode « Restriction » interdit toute réservation si les licences du pilote ne sont pas à jour.

==Gestion des cotisations==

* En mode '''Désactivé''' les cotisations ne sont pas gérées.
* Le mode '''Avertissement''' ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que sa cotisation n'est pas à jour (conseillé en période de rodage du site).
* Le mode '''Restriction''' interdit toute réservation si le pilote n'a pas renouvelé sa cotisation.
*'''Profil(s) à utiliser si la cotisation n'a pas été renouvelée''' : permet de définir le profil à utiliser dans le cas de l'utilisation du mode '''Restriction'''
*'''Date d'expiration de la cotisation''' : permet de définir la date d'expiration utilisée lorsque l'on met à jour la date d'expiration de cotisation des utilisateurs.

Toute modification à ce niveau doit être suivie de l'appui sur [Valider la modification de statut] pour être prise en compte et permettre les modifications de date et de profil.

==Profil(s) à utiliser si la cotisation n'a pas été renouvelée==
Cocher le profil qui sera attribué automatiquement lorsque le membre n'aura pas renouvelé sa cotisation, ET que le gestionnaire est en mode « Restriction ».

Il faut mettre à jour la date d'échéance souhaitée pour la cotisation, avant d'appuyer sur [Mise à jour du profil et de la date].

=Les profils=
La bonne compréhension des profils est essentielle, elle conditionne tout le fonctionnement d'OpenFlyers.

Il existe actuellement 12 options différentes, la combinaison de ces options aboutit à la création d'un profil. Vous pouvez créer autant de profils que vous le souhaitez.
==Création d'un profil==
Pour les créer, il faut se rendre sur le menu

<tt>gestion profils | ajouter profil</tt>

A vous de cocher les différentes options qui créeront le profil. Même si l'explication des différentes fonctions apparaissent dans la fenêtre de création, voici repris l'explication de ces différentes options :

*'''Surpasse la limitation dans le temps des résas'''
:Pas encore défini
*'''Réserver sans instructeur'''
:permet de réserver un vol uniquement solo
*'''Réserver avec instructeur'''
:permet de réserver avec un instructeur
*'''Réservation forcée d'instructeur'''
:permet de réserver un vol avec un instructeur même si celui-ci n'a pas renseigné ses disponibilités
*'''Gestion dispo. des avions'''
:permet d'immobiliser un appareil pour des opérations de maintenance
*'''Gestion dispo. des instructeurs'''
:permet de gérer les disponibilités (horaire de présence) des instructeurs
*'''Gestion des utilisateurs'''
:permet d'ajouter, modifier, supprimer des utilisateurs
*'''Modification de ses qualifs'''
:permet aux utilisateurs de rajouter, modifier, supprimer la liste de ses qualifications/licences ainsi que de modifier leurs dates d'expiration.
*'''Admin. de Club'''
:permet de modifier le paramétrage de l'aéroclub
*'''Gestion de la flotte avion'''
:permet d'ajouter, modifier, supprimer un appareil dans l'aéroclub
*'''Modification des dates de péremption de ses qualifs'''
:permet uniquement de modifier la date d'expiration de ses qualifications
*'''Réserver pour des tiers'''
permet d'effectuer une réservation pour une autre personne que soi-même.

[[Image:000_adm12_ajoutprofil.png]]

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Voici quelques exemples de profils classiques
*administrateur
*gestionnaire
*secrétaire
*chef pilote
*instructeur
*pilote
*élève pilote
*sans droits

Ce dernier profil est intéressant car il permettra d'attribuer automatiquement ce profil à un pilote qui n'aurait pas renouvelé sa cotisation.

Bien sur il faut que la gestion des cotisations soit activée.

--Utopie 11:46, 30 November 2005 (CET)

==Modification / Suppression d'un profil==
Une fois les différents profils créés, vous pouvez visualiser l'ensemble des profils par le biais du menu

<tt> Gestion des profils | Visualiser les profils </tt>

Sur l'affichage, vous avez à droite, en regard de chaque profil, deux icônes, une poubelle qui permet de supprimer le profil et un calepin qui permet de modifier le profil

=Les utilisateurs=
Pour rajouter des utilisateurs, il y a deux méthodes, soit un rajout manuel, soit un rajout à partir d'une liste au format csv.

Nous traitons ce dernier cas dans la rubrique "importer des utilisateurs".
==Ajout des utilisateurs==

Pour l'ajout manuel il faut se rendre dans le menu :

<tt>Gestion des utilisateurs | Ajouter des utilisateurs</tt>

*'''Login de l'individu'''
:C'est l'identifiant de l'utilisateur qui lui servira à l'identification sur la plateforme OpenFlyers.
*'''Mot de passe de l'utilisateur'''
:C'est le mot de passe de connexion, choisissez-le assez complexe pour éviter tout acte de "piratage", un conseil, qu'il fasse au moins 6 caractères avec un mélange de chiffres et de lettres.

:En tant qu'administrateur vous ne pouvez pas retrouver le mot de passe de vos utilisateurs, ils sont stockés sous forme cryptée dans la base de donnée (hachage md5) mais vous pouvez en attribuer de nouveaux.
*'''Mot de passe de l'utilisateur'''
:Retapez le mot de passe pour confirmation.
*'''Numéro de membre de votre utilisateur'''
:Cela peut être un système de numérotation interne à l'aéroclub ou un numéro arbitraire, vous pouvez laisser cette option vide, OpenFlyers attribuera lui même un numéro.
*'''Type d'utilisateur'''
::*membre
:::Pour effectuer des réservations, il faut cocher cette option.
::*instructeur
:::Pour apparaître comme instructeur il faut cocher cette option.
*'''Trigramme/Nom de l'instructeur'''
:Cette option n'est disponible que pour les instructeurs, c'est le nom abrégé de l'instructeur sur 3 caractères.
*'''Prénom de l'utilisateur'''
:Saisissez le prénom de l'utilisateur.
*'''Nom de l'utilisateur'''
:Saisissez le nom de l'utilisateur.
*'''Profil d'utilisateur'''
:Sélectionnez dans la liste le ou les profils que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
:Si vous attribuez plusieurs profils à l'utilisateur celui-ci devra choisir avec quel profil se connecter.
:Pour les utilisateurs ayant des profils avec des droits importants (permettant de modifier le paramétrage du club par exemple), la connexion avec un profil d'administration doit être l'exception ; pour une utilisation courante de réservation, utilisez un profil "classique" de pilote.
*'''Choisissez votre langue'''
:Sélectionnez la langue dans laquelle apparaîtra OpenFlyers pour l'utilisateur. L'utilisateur pourra par la suite changer la langue dans ses paramètres personnels.
*'''Fuseau horaire à utiliser'''
:Permet à l'utilisateur de changer son fuseau horaire s'il ne se trouve pas sur le même fuseau que le club.

--Utopie 19:28, 2 December 2005 (CET)

*'''Données personnelles'''
:Ces informations sont facultatives, libre à vous de les renseigner. Ces informations ne sont pas (encore) utilisées par openflyers, elles sont là pour permettre aux membres de rentrer facilement en contact les uns avec les autres.
:Si vous renseignez les numéros de téléphone, vous avez la possibilités de les masquer aux autres membres en enlevant la coche.
<center>[[Image:001_adm12_numerotph.png ]]</center>

::*notification par email
:::Cette option permet au membre de recevoir un mail de confirmation lors des actions de réservation, modification ou suppression d'un vol.
:N'oubliez pas de renseigner l'adresse mail !!
::*Notification par SMS
:::cette option n'est pas fonctionnelle, elle aura à terme la même fonction que la notification email mais par sms.
:*'''Visualisation des Avions sur le cahier de réservations'''
:permet de sélectionner le cahier avion en tant que page par défaut.
:*'''Visualisation des Instructeurs sur le cahier de réservation'''
:permet de sélectionner le cahier instructeur en tant que page par défaut
*'''Popup Légende'''
:permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre contenant la légende du code couleur utilisé dans la frise de réservation.
*'''Format de date'''
:Sélection du format anglo-saxon pour l'affichage des dates.
*'''E-mail de l'utilisateur'''
:Si vous souhaitez utiliser la notification par email, renseignez cette zone, par la case à cocher, vous pouvez masquer cette adresse.
*'''Liste de diffusion'''
:permet de s'abonner ou désabonner à la liste de diffusion de l'aéroclub.

--Utopie 11:38, 3 December 2005 (CET)

=Les réglages du club=
Dans cette rubrique, nous allons paramétrer les réglages propre à l'aéroclub en renseignant certaines informations et activant certaines options
==Configuration du club==
pour le configurer, il faut se rendre dans le menu

<tt>Configuration | Configurer le club</tt>

--Utopie 19:12, 1 December 2005 (CET)

*'''nom du club'''
:c'est simple, c'est le nom de votre aéroclub ...:-)
*'''Choisissez votre langue'''
:vous choisissez la langue par défaut qu'utilisera OpenFlyers, bien entendu, vos utilisateurs pourront modifier cette langue dans les paramètres personnels (voir documentation utilisateurs)
*'''Fuseau horaire par défaut à utiliser
:spécifiez le fuseau horaire de l'aéroclub, les heures de réservation étant stockées en temps universel, cela permet d'afficher dans la frise de réservation les heures en heures locales.
*'''Logo actuel'''
:affiche le logo actuel de l'aéroclub, vous pouvez le modifier dans les options suivantes :
*'''Code OACI du terrain du club'''
:spécifiez le code OACI de votre aéroclub, cela permet à OpenFlyers de calculer les heures de levers et couchers du soleil ainsi que de la nuit aéronautique qui correspondent exactement à la localisation géographique.

:Si votre terrain n'apparaît pas dans la liste OACI, et uniquement dans ce cas, remplissez les zones suivantes :
::*Nom de l'aérodrome
:::le nom, c'est simple;-)
::*Code OACI
:::Code OACI de votre aérodrome (4 lettres ou 2 lettres suivies de 4 chiffres).
::*Latitude
:::Indiquez la latitude sous la forme N452210 ou S452210 (1 lettre 6 chiffres).
::*Longitude
:::Indiquez la longitude sous la forme E0011210 ou W0011210 (1 lettre 7 chiffres).
::*Altitude
:::Indiquez l'altitude en pieds.
*'''Contenu de la cellule info'''
:C'est une zone dans laquelle vous pouvez diffuser des informations à destination des utilisateurs d'OpenFlyers. Ces informations apparaissent sur toutes les pages de l'interface utilisateur.
*'''Logo de l'aéroclub'''
C'est ici que vous pouvez télécharger (uploader) le logo de l'aéroclub, grâce au bouton parcourir, sélectionnez le logo qui apparaîtra sur OpenFlyers.

Attention, ce logo doit être au format JPEG, PNG ou GIF et d'une taille maximale de 150x90 pixels.

Selon l'hébergeur chez qui vous avez installé OpenFlyers, la possibilité "d'uploader" votre logo sera désactivée. C'est souvent le cas chez les hébergeurs gratuits.
*'''Responsable OpenFlyers'''
:sélectionnez dans la liste la personne référente de l'aéroclub pour la gestion technique d'OpenFlyers.
*'''URL du site de l'aéroclub'''
:saisissez l'adresse internet du site de votre aéroclub, en cliquant sur le logo de l'aéroclub, les utilisateurs accéderont à votre site.
*'''Case "même jour"'''
Cette option fait apparaître lors d'une réservation une case "même jour" qui évite de préciser la date de la fin de réservation, étant donné que la majorité des réservations se font au cours d'une même journée, cela évite de remplir inutilement des zones.

Si la réservation court sur plusieurs jours, il suffira à l'utilisateur de décocher la case.

--Utopie 11:48, 2 December 2005 (CET)
*'''Commentaire sur les réservations'''
:cette option permet de faire apparaître lors d'une réservation une zone de saisie qui permet au pilote d'écrire un commentaire sur la nature de son vol.
*'''Heure TU de début d'activité'''
:Indiquez l'heure de début de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

*'''Heure TU de fin d'activité'''
Indiquez l'heure de fin de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

*'''Durée minimale d'une réservation'''
:Sélectionnez la durée minimale pour une réservation
*'''Durée par défaut d'une réservation'''
:Quand on a sélectionné une heure de début en cliquant dans la frise, l'heure de fin proposée sera celle que vous aurez déterminée ici.
Le pilote pourra bien sur modifier cette heure de fin sans pour autant réserver pour une durée inférieure à la "durée minimale d'une réservation" spécifié dans l'option précédente.
*'''Profil(s) par défaut à utiliser pour les nouveaux membres'''
:Sélectionnez dans la liste de ces profils celui que vous souhaitez attribuer automatiquement à chaque nouveau pilote.
*'''Adresse de l'expéditeur'''
:Si un pilote active l'option de confirmation de ses réservations par mail, c'est cette adresse qui apparaîtra pour l'expéditeur. Saisissez une adresse valide si vous souhaitez que le pilote puisse répondre à ces messages de confirmation.
*'''Nom de la liste de diffusion'''
:Si votre club possède une liste de diffusion (mailing list) vous pouvez indiquer ici son adresse afin que les utilisateurs puissent choisir de s'y abonner ou non.
*'''Type de liste de diffusion'''
:Si vous avez renseigné le nom de la liste de diffusion, veuillez spécifier quel est le logiciel qui est utilisé pour faire fonctionner la liste de diffusion.
:Dans le cas où votre gestionnaire de liste de diffusion n'apparaîtrait pas dans la liste, veuillez rentrer en contact avec l'équipe d'OpenFlyers contact at openflyers point com.
--Utopie 14:19, 2 December 2005 (CET)

==Ajouter les licences==
Openflyers incorpore dans cette version un système de gestion des licences. Pour chaque avion vous allez déterminer quelles sont les licences nécessaires pour effectuer la réservation. Nous déterminons "en vrac" toutes les licences nécessaires à la gestion de votre flotte.

Il faut prendre ici le terme licence au sens large, cela regroupe aussi bien la licence PPL, que le certificat médical ou encore les qualifications de type montagne ou autorisation voltige.

A vous de déterminer à quelle granularité vous voulez arriver au niveau de ce contrôle des licences.

Nous réglerons le niveau de tolérance de ces licences dans une autre rubrique.

La fonction ajouter ces licences se trouve dans le menu :

<tt>Configuration | Ajouter une licence</tt>

*'''Nom de la qualification'''
:Spécifiez le nom de la licence, par exemple "Licence de pilote privé avion PPL(A)" ou encore "Certificat médical de Classe 2"
*'''Limite de validité'''
:si la licence est assujettie à une limite de validité, cochez la case.

Selon le profil que vous avez attribué aux membres, ils pourront eux-même renseigner les licences qu'ils possèdent ainsi que leur date de validité.

<center>[[Image:003_adm12_ajoutlicence.png]]</center>

==Lister les licences==
Le listage des licences se trouve dans le menu

<tt>Configuration | Lister les licences</tt>

Ce menu affiche la liste des licences qui ont été définies au sein de l'aéroclub, vous pouvez les modifier en sélectionnant l'icône calepin ou les supprimer grâce à l'icône poubelle.
--Utopie 18:03, 2 December 2005 (CET)

<center>[[image:004_adm12_listelicence.png]]</center>

=Gestion de la base=
Ce menu va nous permettre de réaliser des opérations de sauvegarde des utilisateurs ainsi que de l'intégralité de la base de données qui constitue OpenFlyers.

Un fonction d'importation est aussi prévue de façon à faciliter le remplissage de la base de données avec les membres de l'aéroclub.
==Export CSV==
Cette fonction va vous permettre de récupérer la liste des utilisateurs d'OpenFlyers avec toutes les informations saisies lors de leur inscription dans OpenFlyers (fonction d'ajout des utilisateurs), à l'exception de leur mot de passe.

Dès que vous cliquez sur <tt>Export CSV</tt> , un fichier .csv est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier est ensuite éditable par un tableur ou un éditeur de texte.

ps : Le format des fichiers CSV (Comma Separated Values, valeurs séparées par des virgules) est un format utilisé pour l'échange de données entre applications (comme les tableurs et les bases de données par exemple).
==Export Excel==
C'est la même fonction que l'export CSV, mais le fichier généré est au format Microsoft Excel ®.

==Export de la base==
C'est une fonction très importante, en effet elle permet de réaliser une sauvegarde complète de la base de données d'OpenFlyers.

Dès que vous cliquez sur <tt>Export de la base</tt> un fichier nom_de_la_base.sql est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier pourra être par la suite utilisé pour régénérer votre base de données.

Vous devez réaliser cette opération de sauvegarde le plus régulièrement possible. Les clubs hébergés par L'association OpenFlyers bénéficient de sauvegardes automatiques qui sont stockées sur un serveur différent du serveur de production.

==Importer des utilisateurs==
Cette fonction permet d'importer une liste déjà existante d'utilisateurs, confectionnée sur une base de données ou sur un tableur. Il est préférable de l'utiliser quand on a un grand nombre d'utilisateurs à importer, quitte à remplir la base sur un logiciel externe (tableur Excel, OpenOffice Calc, ou tout autre outil capable d'exporter en .csv).

Dès que vous cliquez sur <tt>Importer des utilisateurs</tt> une page '''Importer une liste''' s'ouvre où chaque action est détaillée.

*'''1/''' Avant de commencer : Attention au formatage de votre fichier !
Le fichier CSV doit utiliser des séparateurs du type ";" (''points-virgules'') ou "," (''virgules'') et des ''retours à la ligne''. Les virgules (ou le point-virgule) servent de séparateurs de données et les retours à la ligne de séparateurs d'enregistrement. Basiquement, une ligne correspond à un utilisateur et les données de l'utilisateur sont séparées par une virgule ou un point virgule.
Tout autre format entraînerait une erreur de récupération. Le format de chaque ligne est donc le suivant: n° de membre;nom;prénom;email;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;. S'il manque un élément, deux points virgules doivent se suivent. Par exemple, un utilisateur sans e-mail donnerait la ligne suivante: n° de membre; nom; prénom;;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;.

C'est la virgule qui est sélectionnée par défaut, vérifiez bien que ça correspond avec le séparateur utilisé dans votre fichier d'export.

*'''2/''' Indiquez à l'aide du bouton Parcourir, le fichier CSV contenant vos données.

Cet item met en mémoire dans la fenêtre de saisie l'adresse du fichier d'export qui se trouve sur votre ordinateur.

Le login créé automatiquement correspondra au nom suivi de la première lettre du prénom et le mot de passe au n° de membre (lequel peut déjà contenir un mot de passe autre que numérique si vous le souhaitez). Tout élément non alphanumérique sera éliminé du login ou du mot de passe.

A noter que même si le nom est en capitales (majuscules) dans votre fichier d'import, il sera passé en bas de casse (minuscules) à l'importation. En revanche, l'initiale du prénom reste dans la casse du fichier d'import. Si vous souhaitez un identifiant tout en minuscules (plus facile à gérer par des utilisateurs réticents envers l'informatique), il vous faut faire cette transformation au préalable, dans votre fichier d'export. Si vous souhaitez que les noms et prénoms de vos membres apparaissent avec une capitale initiale dans votre base OpenFlyers, il faudra corriger chaque fiche individuellement.

Il n'est pas possible de modifier un identifiant (pour choisir un identifiant qui convient mieux), il faut recréer manuellement un membre et effacer celui portant l'identifiant non souhaité.

Quand un identifiant est déjà utilisé, un numéro sur trois chiffres y est accolé, jusqu'à ce que l'identifiant formé soit unique.

Remarque: Tous les utilisateurs que vous insérez par l'import sont considérés comme des membres. Pour supprimer ce statut et/ou rajouter un statut instructeur, il faudra passer par une modification individuelle.

*'''3/''' Vous allez indiquer, en fonction des profils que vous avez créés, le profil "type" du membre "type". Les modifications seront ensuite apportées de manière individuelle.

Le profil « pilote » est évidemment celui qui devrait être sélectionné dans la grande majorité des cas.

*'''4/''' La définition du mode de visualisation par défaut de vos utilisateurs. Chaque utilisateur pourra la personnaliser ultérieurement.

Chaque item est suffisamment explicite pour ne pas être détaillé ici.

*'''5/''' La liste de diffusion. Indiquez si vous souhaitez inscrire vos membres à la liste de diffusion.

Validez pour lancer le processus... L'import peut prendre un certain temps si la liste d'utilisateurs est longue.
=Configurations particulières=
==Surbooking ou sur-réservation==
Vous pouvez paramétrer OpenFlyers afin de pouvoir effectuer du surbooking (ou sur-réservation) avec basculement automatique.

Pour ce faire voici les paramétrages à appliquer :
*vous créez pour chaque avion réel un autre avion (dit virtuel). Il faut que l'avion virtuel (servant à la sur-réservation) soit exactement du même type (= même nom du type en tenant compte des majuscules) que l'avion réel auquel il est attaché.
Il ne faut pas que deux avions réels aient le même type. Sinon, ils seront considérés dans le même groupe d'avion (cela peut être intéressant si vous souhaitez également mettre en place la réservation par type d'avion).
L'immatriculation de l'avion virtuel est totalement libre. Nous vous conseillons cependant de remplacer le F- par 2-.
*vous ordonnez les avions de manière à ce que chaque avion virtuel soit après l'avion réel auquel il est rattaché.
*dans l'accueil de l'espace admin, cartouche "mode de gestion des réservations", vous activez la réservation par type.
Le tour est joué !

=Gestion des avions=

==Ajouter un avion==

*Aller sur la page '''Admin > Gestions avions > Ajouter un avion'''
*Saisir les champs du formulaires et valider.

==Désactiver un avion==

*Aller sur la page '''Admin > Gestion avions > Visualiser les avions'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Documentation administrateur

2013-05-14T09:23:34Z

Sgoossens : /* Configurations particulières */

Vous pouvez également consulter la [[userDoc1.2|documentation utilisateur]].
=Présentation=
Dans ce guide, nous allons nous efforcer de décrire la fonction des différents menus au travers du paramétrage complet d'un club.

Nous allons donc traiter les différentes rubriques que vous allez devoir renseigner pour rendre la plateforme opérationnelle.

=La page d'accueil : Espace administration=

==Gestion des licences et qualifications==

* En mode « Désactivé » les licences et qualifications, même enregistrées, ne sont pas gérées.
* Le mode « Avertissement » ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que les licences qu'il a indiquées ne sont pas à jour (conseillé en période de rôdage du site, pour éviter les incompréhensions et susciter les mises à jour des licences).
* Le mode « Restriction » interdit toute réservation si les licences du pilote ne sont pas à jour.

==Gestion des cotisations==

* En mode '''Désactivé''' les cotisations ne sont pas gérées.
* Le mode '''Avertissement''' ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que sa cotisation n'est pas à jour (conseillé en période de rodage du site).
* Le mode '''Restriction''' interdit toute réservation si le pilote n'a pas renouvelé sa cotisation.
*'''Profil(s) à utiliser si la cotisation n'a pas été renouvelée''' : permet de définir le profil à utiliser dans le cas de l'utilisation du mode '''Restriction'''
*'''Date d'expiration de la cotisation''' : permet de définir la date d'expiration utilisée lorsque l'on met à jour la date d'expiration de cotisation des utilisateurs.

Toute modification à ce niveau doit être suivie de l'appui sur [Valider la modification de statut] pour être prise en compte et permettre les modifications de date et de profil.

==Profil(s) à utiliser si la cotisation n'a pas été renouvelée==
Cocher le profil qui sera attribué automatiquement lorsque le membre n'aura pas renouvelé sa cotisation, ET que le gestionnaire est en mode « Restriction ».

Il faut mettre à jour la date d'échéance souhaitée pour la cotisation, avant d'appuyer sur [Mise à jour du profil et de la date].

=Les profils=
La bonne compréhension des profils est essentielle, elle conditionne tout le fonctionnement d'OpenFlyers.

Il existe actuellement 12 options différentes, la combinaison de ces options aboutit à la création d'un profil. Vous pouvez créer autant de profils que vous le souhaitez.
==Création d'un profil==
Pour les créer, il faut se rendre sur le menu

<tt>gestion profils | ajouter profil</tt>

A vous de cocher les différentes options qui créeront le profil. Même si l'explication des différentes fonctions apparaissent dans la fenêtre de création, voici repris l'explication de ces différentes options :

*'''Surpasse la limitation dans le temps des résas'''
:Pas encore défini
*'''Réserver sans instructeur'''
:permet de réserver un vol uniquement solo
*'''Réserver avec instructeur'''
:permet de réserver avec un instructeur
*'''Réservation forcée d'instructeur'''
:permet de réserver un vol avec un instructeur même si celui-ci n'a pas renseigné ses disponibilités
*'''Gestion dispo. des avions'''
:permet d'immobiliser un appareil pour des opérations de maintenance
*'''Gestion dispo. des instructeurs'''
:permet de gérer les disponibilités (horaire de présence) des instructeurs
*'''Gestion des utilisateurs'''
:permet d'ajouter, modifier, supprimer des utilisateurs
*'''Modification de ses qualifs'''
:permet aux utilisateurs de rajouter, modifier, supprimer la liste de ses qualifications/licences ainsi que de modifier leurs dates d'expiration.
*'''Admin. de Club'''
:permet de modifier le paramétrage de l'aéroclub
*'''Gestion de la flotte avion'''
:permet d'ajouter, modifier, supprimer un appareil dans l'aéroclub
*'''Modification des dates de péremption de ses qualifs'''
:permet uniquement de modifier la date d'expiration de ses qualifications
*'''Réserver pour des tiers'''
permet d'effectuer une réservation pour une autre personne que soi-même.

[[Image:000_adm12_ajoutprofil.png]]

----

Voici quelques exemples de profils classiques
*administrateur
*gestionnaire
*secrétaire
*chef pilote
*instructeur
*pilote
*élève pilote
*sans droits

Ce dernier profil est intéressant car il permettra d'attribuer automatiquement ce profil à un pilote qui n'aurait pas renouvelé sa cotisation.

Bien sur il faut que la gestion des cotisations soit activée.

--Utopie 11:46, 30 November 2005 (CET)

==Modification / Suppression d'un profil==
Une fois les différents profils créés, vous pouvez visualiser l'ensemble des profils par le biais du menu

<tt> Gestion des profils | Visualiser les profils </tt>

Sur l'affichage, vous avez à droite, en regard de chaque profil, deux icônes, une poubelle qui permet de supprimer le profil et un calepin qui permet de modifier le profil

=Les utilisateurs=
Pour rajouter des utilisateurs, il y a deux méthodes, soit un rajout manuel, soit un rajout à partir d'une liste au format csv.

Nous traitons ce dernier cas dans la rubrique "importer des utilisateurs".
==Ajout des utilisateurs==

Pour l'ajout manuel il faut se rendre dans le menu :

<tt>Gestion des utilisateurs | Ajouter des utilisateurs</tt>

*'''Login de l'individu'''
:C'est l'identifiant de l'utilisateur qui lui servira à l'identification sur la plateforme OpenFlyers.
*'''Mot de passe de l'utilisateur'''
:C'est le mot de passe de connexion, choisissez-le assez complexe pour éviter tout acte de "piratage", un conseil, qu'il fasse au moins 6 caractères avec un mélange de chiffres et de lettres.

:En tant qu'administrateur vous ne pouvez pas retrouver le mot de passe de vos utilisateurs, ils sont stockés sous forme cryptée dans la base de donnée (hachage md5) mais vous pouvez en attribuer de nouveaux.
*'''Mot de passe de l'utilisateur'''
:Retapez le mot de passe pour confirmation.
*'''Numéro de membre de votre utilisateur'''
:Cela peut être un système de numérotation interne à l'aéroclub ou un numéro arbitraire, vous pouvez laisser cette option vide, OpenFlyers attribuera lui même un numéro.
*'''Type d'utilisateur'''
::*membre
:::Pour effectuer des réservations, il faut cocher cette option.
::*instructeur
:::Pour apparaître comme instructeur il faut cocher cette option.
*'''Trigramme/Nom de l'instructeur'''
:Cette option n'est disponible que pour les instructeurs, c'est le nom abrégé de l'instructeur sur 3 caractères.
*'''Prénom de l'utilisateur'''
:Saisissez le prénom de l'utilisateur.
*'''Nom de l'utilisateur'''
:Saisissez le nom de l'utilisateur.
*'''Profil d'utilisateur'''
:Sélectionnez dans la liste le ou les profils que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
:Si vous attribuez plusieurs profils à l'utilisateur celui-ci devra choisir avec quel profil se connecter.
:Pour les utilisateurs ayant des profils avec des droits importants (permettant de modifier le paramétrage du club par exemple), la connexion avec un profil d'administration doit être l'exception ; pour une utilisation courante de réservation, utilisez un profil "classique" de pilote.
*'''Choisissez votre langue'''
:Sélectionnez la langue dans laquelle apparaîtra OpenFlyers pour l'utilisateur. L'utilisateur pourra par la suite changer la langue dans ses paramètres personnels.
*'''Fuseau horaire à utiliser'''
:Permet à l'utilisateur de changer son fuseau horaire s'il ne se trouve pas sur le même fuseau que le club.

--Utopie 19:28, 2 December 2005 (CET)

*'''Données personnelles'''
:Ces informations sont facultatives, libre à vous de les renseigner. Ces informations ne sont pas (encore) utilisées par openflyers, elles sont là pour permettre aux membres de rentrer facilement en contact les uns avec les autres.
:Si vous renseignez les numéros de téléphone, vous avez la possibilités de les masquer aux autres membres en enlevant la coche.
<center>[[Image:001_adm12_numerotph.png ]]</center>

::*notification par email
:::Cette option permet au membre de recevoir un mail de confirmation lors des actions de réservation, modification ou suppression d'un vol.
:N'oubliez pas de renseigner l'adresse mail !!
::*Notification par SMS
:::cette option n'est pas fonctionnelle, elle aura à terme la même fonction que la notification email mais par sms.
:*'''Visualisation des Avions sur le cahier de réservations'''
:permet de sélectionner le cahier avion en tant que page par défaut.
:*'''Visualisation des Instructeurs sur le cahier de réservation'''
:permet de sélectionner le cahier instructeur en tant que page par défaut
*'''Popup Légende'''
:permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre contenant la légende du code couleur utilisé dans la frise de réservation.
*'''Format de date'''
:Sélection du format anglo-saxon pour l'affichage des dates.
*'''E-mail de l'utilisateur'''
:Si vous souhaitez utiliser la notification par email, renseignez cette zone, par la case à cocher, vous pouvez masquer cette adresse.
*'''Liste de diffusion'''
:permet de s'abonner ou désabonner à la liste de diffusion de l'aéroclub.

--Utopie 11:38, 3 December 2005 (CET)

=Les réglages du club=
Dans cette rubrique, nous allons paramétrer les réglages propre à l'aéroclub en renseignant certaines informations et activant certaines options
==Configuration du club==
pour le configurer, il faut se rendre dans le menu

<tt>Configuration | Configurer le club</tt>

--Utopie 19:12, 1 December 2005 (CET)

*'''nom du club'''
:c'est simple, c'est le nom de votre aéroclub ...:-)
*'''Choisissez votre langue'''
:vous choisissez la langue par défaut qu'utilisera OpenFlyers, bien entendu, vos utilisateurs pourront modifier cette langue dans les paramètres personnels (voir documentation utilisateurs)
*'''Fuseau horaire par défaut à utiliser
:spécifiez le fuseau horaire de l'aéroclub, les heures de réservation étant stockées en temps universel, cela permet d'afficher dans la frise de réservation les heures en heures locales.
*'''Logo actuel'''
:affiche le logo actuel de l'aéroclub, vous pouvez le modifier dans les options suivantes :
*'''Code OACI du terrain du club'''
:spécifiez le code OACI de votre aéroclub, cela permet à OpenFlyers de calculer les heures de levers et couchers du soleil ainsi que de la nuit aéronautique qui correspondent exactement à la localisation géographique.

:Si votre terrain n'apparaît pas dans la liste OACI, et uniquement dans ce cas, remplissez les zones suivantes :
::*Nom de l'aérodrome
:::le nom, c'est simple;-)
::*Code OACI
:::Code OACI de votre aérodrome (4 lettres ou 2 lettres suivies de 4 chiffres).
::*Latitude
:::Indiquez la latitude sous la forme N452210 ou S452210 (1 lettre 6 chiffres).
::*Longitude
:::Indiquez la longitude sous la forme E0011210 ou W0011210 (1 lettre 7 chiffres).
::*Altitude
:::Indiquez l'altitude en pieds.
*'''Contenu de la cellule info'''
:C'est une zone dans laquelle vous pouvez diffuser des informations à destination des utilisateurs d'OpenFlyers. Ces informations apparaissent sur toutes les pages de l'interface utilisateur.
*'''Logo de l'aéroclub'''
C'est ici que vous pouvez télécharger (uploader) le logo de l'aéroclub, grâce au bouton parcourir, sélectionnez le logo qui apparaîtra sur OpenFlyers.

Attention, ce logo doit être au format JPEG, PNG ou GIF et d'une taille maximale de 150x90 pixels.

Selon l'hébergeur chez qui vous avez installé OpenFlyers, la possibilité "d'uploader" votre logo sera désactivée. C'est souvent le cas chez les hébergeurs gratuits.
*'''Responsable OpenFlyers'''
:sélectionnez dans la liste la personne référente de l'aéroclub pour la gestion technique d'OpenFlyers.
*'''URL du site de l'aéroclub'''
:saisissez l'adresse internet du site de votre aéroclub, en cliquant sur le logo de l'aéroclub, les utilisateurs accéderont à votre site.
*'''Case "même jour"'''
Cette option fait apparaître lors d'une réservation une case "même jour" qui évite de préciser la date de la fin de réservation, étant donné que la majorité des réservations se font au cours d'une même journée, cela évite de remplir inutilement des zones.

Si la réservation court sur plusieurs jours, il suffira à l'utilisateur de décocher la case.

--Utopie 11:48, 2 December 2005 (CET)
*'''Commentaire sur les réservations'''
:cette option permet de faire apparaître lors d'une réservation une zone de saisie qui permet au pilote d'écrire un commentaire sur la nature de son vol.
*'''Heure TU de début d'activité'''
:Indiquez l'heure de début de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

*'''Heure TU de fin d'activité'''
Indiquez l'heure de fin de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

*'''Durée minimale d'une réservation'''
:Sélectionnez la durée minimale pour une réservation
*'''Durée par défaut d'une réservation'''
:Quand on a sélectionné une heure de début en cliquant dans la frise, l'heure de fin proposée sera celle que vous aurez déterminée ici.
Le pilote pourra bien sur modifier cette heure de fin sans pour autant réserver pour une durée inférieure à la "durée minimale d'une réservation" spécifié dans l'option précédente.
*'''Profil(s) par défaut à utiliser pour les nouveaux membres'''
:Sélectionnez dans la liste de ces profils celui que vous souhaitez attribuer automatiquement à chaque nouveau pilote.
*'''Adresse de l'expéditeur'''
:Si un pilote active l'option de confirmation de ses réservations par mail, c'est cette adresse qui apparaîtra pour l'expéditeur. Saisissez une adresse valide si vous souhaitez que le pilote puisse répondre à ces messages de confirmation.
*'''Nom de la liste de diffusion'''
:Si votre club possède une liste de diffusion (mailing list) vous pouvez indiquer ici son adresse afin que les utilisateurs puissent choisir de s'y abonner ou non.
*'''Type de liste de diffusion'''
:Si vous avez renseigné le nom de la liste de diffusion, veuillez spécifier quel est le logiciel qui est utilisé pour faire fonctionner la liste de diffusion.
:Dans le cas où votre gestionnaire de liste de diffusion n'apparaîtrait pas dans la liste, veuillez rentrer en contact avec l'équipe d'OpenFlyers contact at openflyers point com.
--Utopie 14:19, 2 December 2005 (CET)

==Ajouter les licences==
Openflyers incorpore dans cette version un système de gestion des licences. Pour chaque avion vous allez déterminer quelles sont les licences nécessaires pour effectuer la réservation. Nous déterminons "en vrac" toutes les licences nécessaires à la gestion de votre flotte.

Il faut prendre ici le terme licence au sens large, cela regroupe aussi bien la licence PPL, que le certificat médical ou encore les qualifications de type montagne ou autorisation voltige.

A vous de déterminer à quelle granularité vous voulez arriver au niveau de ce contrôle des licences.

Nous réglerons le niveau de tolérance de ces licences dans une autre rubrique.

La fonction ajouter ces licences se trouve dans le menu :

<tt>Configuration | Ajouter une licence</tt>

*'''Nom de la qualification'''
:Spécifiez le nom de la licence, par exemple "Licence de pilote privé avion PPL(A)" ou encore "Certificat médical de Classe 2"
*'''Limite de validité'''
:si la licence est assujettie à une limite de validité, cochez la case.

Selon le profil que vous avez attribué aux membres, ils pourront eux-même renseigner les licences qu'ils possèdent ainsi que leur date de validité.

<center>[[Image:003_adm12_ajoutlicence.png]]</center>

==Lister les licences==
Le listage des licences se trouve dans le menu

<tt>Configuration | Lister les licences</tt>

Ce menu affiche la liste des licences qui ont été définies au sein de l'aéroclub, vous pouvez les modifier en sélectionnant l'icône calepin ou les supprimer grâce à l'icône poubelle.
--Utopie 18:03, 2 December 2005 (CET)

<center>[[image:004_adm12_listelicence.png]]</center>

=Gestion de la base=
Ce menu va nous permettre de réaliser des opérations de sauvegarde des utilisateurs ainsi que de l'intégralité de la base de données qui constitue OpenFlyers.

Un fonction d'importation est aussi prévue de façon à faciliter le remplissage de la base de données avec les membres de l'aéroclub.
==Export CSV==
Cette fonction va vous permettre de récupérer la liste des utilisateurs d'OpenFlyers avec toutes les informations saisies lors de leur inscription dans OpenFlyers (fonction d'ajout des utilisateurs), à l'exception de leur mot de passe.

Dès que vous cliquez sur <tt>Export CSV</tt> , un fichier .csv est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier est ensuite éditable par un tableur ou un éditeur de texte.

ps : Le format des fichiers CSV (Comma Separated Values, valeurs séparées par des virgules) est un format utilisé pour l'échange de données entre applications (comme les tableurs et les bases de données par exemple).
==Export Excel==
C'est la même fonction que l'export CSV, mais le fichier généré est au format Microsoft Excel ®.

==Export de la base==
C'est une fonction très importante, en effet elle permet de réaliser une sauvegarde complète de la base de données d'OpenFlyers.

Dès que vous cliquez sur <tt>Export de la base</tt> un fichier nom_de_la_base.sql est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier pourra être par la suite utilisé pour régénérer votre base de données.

Vous devez réaliser cette opération de sauvegarde le plus régulièrement possible. Les clubs hébergés par L'association OpenFlyers bénéficient de sauvegardes automatiques qui sont stockées sur un serveur différent du serveur de production.

==Importer des utilisateurs==
Cette fonction permet d'importer une liste déjà existante d'utilisateurs, confectionnée sur une base de données ou sur un tableur. Il est préférable de l'utiliser quand on a un grand nombre d'utilisateurs à importer, quitte à remplir la base sur un logiciel externe (tableur Excel, OpenOffice Calc, ou tout autre outil capable d'exporter en .csv).

Dès que vous cliquez sur <tt>Importer des utilisateurs</tt> une page '''Importer une liste''' s'ouvre où chaque action est détaillée.

*'''1/''' Avant de commencer : Attention au formatage de votre fichier !
Le fichier CSV doit utiliser des séparateurs du type ";" (''points-virgules'') ou "," (''virgules'') et des ''retours à la ligne''. Les virgules (ou le point-virgule) servent de séparateurs de données et les retours à la ligne de séparateurs d'enregistrement. Basiquement, une ligne correspond à un utilisateur et les données de l'utilisateur sont séparées par une virgule ou un point virgule.
Tout autre format entraînerait une erreur de récupération. Le format de chaque ligne est donc le suivant: n° de membre;nom;prénom;email;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;. S'il manque un élément, deux points virgules doivent se suivent. Par exemple, un utilisateur sans e-mail donnerait la ligne suivante: n° de membre; nom; prénom;;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;.

C'est la virgule qui est sélectionnée par défaut, vérifiez bien que ça correspond avec le séparateur utilisé dans votre fichier d'export.

*'''2/''' Indiquez à l'aide du bouton Parcourir, le fichier CSV contenant vos données.

Cet item met en mémoire dans la fenêtre de saisie l'adresse du fichier d'export qui se trouve sur votre ordinateur.

Le login créé automatiquement correspondra au nom suivi de la première lettre du prénom et le mot de passe au n° de membre (lequel peut déjà contenir un mot de passe autre que numérique si vous le souhaitez). Tout élément non alphanumérique sera éliminé du login ou du mot de passe.

A noter que même si le nom est en capitales (majuscules) dans votre fichier d'import, il sera passé en bas de casse (minuscules) à l'importation. En revanche, l'initiale du prénom reste dans la casse du fichier d'import. Si vous souhaitez un identifiant tout en minuscules (plus facile à gérer par des utilisateurs réticents envers l'informatique), il vous faut faire cette transformation au préalable, dans votre fichier d'export. Si vous souhaitez que les noms et prénoms de vos membres apparaissent avec une capitale initiale dans votre base OpenFlyers, il faudra corriger chaque fiche individuellement.

Il n'est pas possible de modifier un identifiant (pour choisir un identifiant qui convient mieux), il faut recréer manuellement un membre et effacer celui portant l'identifiant non souhaité.

Quand un identifiant est déjà utilisé, un numéro sur trois chiffres y est accolé, jusqu'à ce que l'identifiant formé soit unique.

Remarque: Tous les utilisateurs que vous insérez par l'import sont considérés comme des membres. Pour supprimer ce statut et/ou rajouter un statut instructeur, il faudra passer par une modification individuelle.

*'''3/''' Vous allez indiquer, en fonction des profils que vous avez créés, le profil "type" du membre "type". Les modifications seront ensuite apportées de manière individuelle.

Le profil « pilote » est évidemment celui qui devrait être sélectionné dans la grande majorité des cas.

*'''4/''' La définition du mode de visualisation par défaut de vos utilisateurs. Chaque utilisateur pourra la personnaliser ultérieurement.

Chaque item est suffisamment explicite pour ne pas être détaillé ici.

*'''5/''' La liste de diffusion. Indiquez si vous souhaitez inscrire vos membres à la liste de diffusion.

Validez pour lancer le processus... L'import peut prendre un certain temps si la liste d'utilisateurs est longue.
=Configurations particulières=
==Surbooking ou sur-réservation==
Vous pouvez paramétrer OpenFlyers afin de pouvoir effectuer du surbooking (ou sur-réservation) avec basculement automatique.

Pour ce faire voici les paramétrages à appliquer :
*vous créez pour chaque avion réel un autre avion (dit virtuel). Il faut que l'avion virtuel (servant à la sur-réservation) soit exactement du même type (= même nom du type en tenant compte des majuscules) que l'avion réel auquel il est attaché.
Il ne faut pas que deux avions réels aient le même type. Sinon, ils seront considérés dans le même groupe d'avion (cela peut être intéressant si vous souhaitez également mettre en place la réservation par type d'avion).
L'immatriculation de l'avion virtuel est totalement libre. Nous vous conseillons cependant de remplacer le F- par 2-.
*vous ordonnez les avions de manière à ce que chaque avion virtuel soit après l'avion réel auquel il est rattaché.
*dans l'accueil de l'espace admin, cartouche "mode de gestion des réservations", vous activez la réservation par type.
Le tour est joué !

=Gestion des avions=

==Désactiver un avion==

*Aller sur la page '''Admin > Gestion avions > Visualiser les avions'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver